Account Payable: Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab

Dalam profesi akuntansi, dikenal posisi Account Receivable (AR) dan Account Payable (AP). Keduanya memiliki peran dan tanggung jawab yang berbeda di dalam suatu perusahaan. Tidak heran kalau posisi ini biasanya dipegang oleh orang berbeda pula.

Secara umum, account receivable dapat diartikan sebagai piutang usaha yang berisi catatan utang dari pihak lain dan tanggal pembayarannya. Lantas, apa itu account payable ? Informasi lebih jelasnya tentang AP, termasuk tugas dan tanggung jawabnya akan dibahas pada artikel berikut ini.

Pengertian Account Payable

Account Payable

Account payable adalah utang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak lain, baik bank maupun lembaga perbankan yang sah. Dikarenakan AP itu utang, maka pencatatannya berada di sebelah kanan laporan neraca bagian liabilitas. U tang usaha wajib dilunasi sesuai tanggal jatuh tempo yang telah disepakati sebelumnya.

Terjadinya utang usaha disebabkan oleh beberapa hal, di antaranya:

Peran Account Payable

Account payable adalah posisi yang memiliki andil penting dalam suatu perusahaan. Bagian AP perlu melakukan pengecekan utang secara berkala agar perusahaan tidak melupakan tanggung jawab untuk membayar utang. Tujuannya untuk menghindari penumpukan utang atau hilangnya kepercayaan perbankan saat memberikan pinjaman.

Jika dilihat sekilas, posisi AP tidaklah sesulit posisi accounting. Tapi, ketahuilah bahwa kesalahan kecil dapat berakibat fatal. Makanya seseorang yang mengisi posisi ini harus teliti dan memiliki daya ingat yang tinggi saat bekerja.

Di dalam suatu perusahaan, account payable memiliki peran sebagai berikut:

Tugas Account Payable

Beberapa perusahaan, khususnya yang skala besar memiliki staf khusus untuk mengisi posisi ini. Hal yang wajar mengingat tugasnya yang cukup kompleks, mulai dari melakukan pembayaran, mencatat, dan melaporkannya kepada atasan. Untuk lebih jelasnya, berikut tugas seorang account payable di perusahaan.

1. Berkoordinasi dengan Supply Chain

   Kegiatan pembelian yang dilakukan perusahaan akan melibatkan banyak orang, baik pihak internal maupun eksternal. Mulai dari divisi penjualan, bagian purchasing, produksi, warehouse , dan vendor. Staff AP harus mampu berkoordinasi dengan semua pihak supply chain dengan baik guna menghindari adanya miskomunikasi.

   Baca Juga:

   Program Berkah Ramadan, BPKH Salurkan Dana Hasil Investasi untuk Umat hingga Rp12,6 Miliar

   Koordinasi yang dilakukan adalah memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai rencana, seperti quantity, jenis produk, dan brand produk. Staff AP perlu memastikan bahwa barang yang dibeli sampai dengan selamat di warehouse. Dengan demikian, kegiatan produksi sama sekali tidak terhambat.

2. Berkoordinasi dengan Staff Internal

   Selain dengan pihak supply chain, staff AP juga berkoordinasi dengan staf dari divisi lain di dalam perusahaan. Misalnya, divisi sales dan marketing. Sebagian pembelian yang dilakukan perusahaan ada kaitannya dengan kedua divisi ini.

   Baca Juga:

   Timnas Bantai Vietnam di Hanoi, Jokowi: Selangkah Lagi Menuju Piala Dunia

   Staff AP berkoordinasi tentang jumlah barang yang keluar, keberadaan barang, dan siapa yang menerima barang tersebut. Semuanya harus jelas karena akan dimasukkan ke dalam pencatatan. Jika suatu saat ditanya oleh atasan, maka staff AP bisa menjawabnya dengan baik.

3. Mengecek Pembelian

   Seluruh kegiatan pembelian biasanya dicek kembali oleh staff AP. Mulai dari pembelian yang nominalnya kecil, sedang, hingga besar. Pengecekan biasanya dilakukan untuk mengetahui jenis barang, quantity, merk, dan total pembelian.

   Beberapa detail tugas yang masih berhubungan dengan kegiatan pembelian, antara lain:

4. Melakukan Pembayaran

   Baca Juga:

   Andi Nurpati: Diskualifikasi Paslon dan PSU Bukan Perkara Kecil

   Staff AP tidak akan pernah lepas sama yang namanya token. Alasannya karena AP yang melakukan semua pembayaran yang terjadi di perusahaan. Mulai dari membeli aset, bayar iklan, influencer, entertain staff, uang makan siang, reimbursement, dan masih banyak lagi.

   Pembayaran akan dilakukan apabila dokumennya sudah disetujui oleh atasan dari divisi yang mengajukan. Terdapat tiga jenis pembayaran yang bisa dijadikan pilihan, yaitu Cash After Delivery, Cash Before Delivery, dan pembayaran dua tahap (DP dan pelunasan).

   Beberapa hal yang harus dilakukan sebelum melakukan pembayaran, di antaranya:

5. Membuat Laporan Neraca

   Selain melakukan lima tugas di atas, staff AP juga bertugas untuk membuat laporan neraca. Laporan ini nantinya akan diserahkan kepada supervisor atau manager untuk diperiksa. Jika terdapat kejanggalan, maka staff AP juga yang akan menjelaskannya sampai akhirnya laporan disetujui.

6. Klasifikasi Vendor

   Berbeda barang, maka berbeda pula vendor yang menyediakannya. Dalam hal ini, staff AP biasanya akan membuat klasifikasi vendor sesuai dengan barang yang dijualnya. Misalnya untuk office supplies diklasifikasi ke bagian housekeeping, mesin ke bagian aset, alat-alat elektronik ke bagian hardware atau software, dan lain sebagainya.

   Klasifikasi bertujuan untuk memudahkan staff AP dalam mencatat dan membuat laporan. Dimana laporan akan terlihat rapi, detail, dan enak dibaca. Seandainya ada kesalahan, maka kesalahannya mudah ditemukan.

Perbedaan Account Payable dan Account Receivable

Seperti yang diketahui, AP dan AR adalah dua posisi yang berbeda. Keduanya memiliki tugas dan tanggung jawab berbeda. Account payable artinya utang yang berhubungan dengan uang keluar, sedangkan account receivable artinya pendapatan yang berhubungan dengan uang masuk.

AR biasanya ditagih secara berkala kepada klien sehubungan dengan penjualan yang dilakukan perusahaan. Pembelinya bisa berasal dari berbagai kalangan, seperti perusahaan swasta, pemerintah, organisasi, maupun perorangan.

AR memiliki tiga ciri khas yang perlu diketahui, yaitu:

Kualifikasi yang Dibutuhkan Posisi AP

Tertarik menduduki posisi AP di perusahaan? Pada umumnya, perusahaan memiliki kualifikasi khusus bagi para kandidat yang ingin bergabung. Kualifikasi yang dibutuhkan antara lain:

Pahami AP dengan Baik untuk Karier Cemerlang

Arti account payable dalam akuntansi adalah utang, jadi jangan sampai salah. Kesehariannya berhubungan dengan pencatatan, pengecekan, dan pembayaran. Jika ingin sukses berkarier di posisi ini, pastikan kamu paham cara kerjanya.

Pastikan kamu tahan banting dan pintar berkomunikasi juga, ya! Sebab, deskripsi pekerjaan AP kompleks dan sering berhubungan dengan setiap divisi di perusahaan. Kamu juga harus punya daya ingat yang kuat, karena pertanyaan seputar pembayaran pasti akan ditanyakan kepadamu. Semangat jadi AP!