4 Jenis Software yang Bikin Kerja HR Department Jadi Mudah

GenPI.co - HR Software lahir dari berbagai macam kesulitan yang dihadapi perusahaan. Perusahaan terkadang mengalami kesulitan dalam sistem manajemen dan urusan kinerja divisi human resource akhirnya menjadi terganggu.

Dengan jumlah karyawan yang makin banyak pula, rasanya sulit bagi perusahaan untuk menjalankan bisnisnya tanpa bantuan dari HR Software.

Apa yang dimaksud software HR? Apa efek positif yang dapat dirasakan perusahaan? Berikut ini adalah deskripsi lengkapnya!

Tentang HR Software

HR Software adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak.

Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut.

Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database HR Software dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan.

Banyak orang yang mengira bahwa dengan HR Software keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan staf HR.

Padahal tidak seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka.

Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan.

Jenis-Jenis HR Software

Karena cakupannya yang cukup kompleks dan data yang diolah sangat banyak, HR Software memiliki berbagai jenis yang berbeda dan didesain sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi bisnis perusahaan.

Human Resource Information System

Human resource information system (HRIS) adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur dan kebijakan perusahaan.

Dengan sistem ini, perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan.

HRIS biasanya mencakup fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia dan keuntungan manajemen.

Ada pun fitur yang bisa HRIS lakukan:

Perekrutan

Fungsi inti HR

Perancangan Pelatihan

Workflow Kinerja

Layanan Mandiri (Self-Service)

Laporan Rutin

Human Capital Management

Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi.

Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.

Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi:

Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)

Manajemen kinerja (Performance Management)

Kontrol posisi

Suksesi

Perencanaan Gaji

Management SDM Global

Analisa Data

Human Resource Management System

Human Resource Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci.

HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.

Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi.

Manfaat Menggunakan Software HR

Mengurus karyawan atau SDM di dalam kantor adalah hal yang cukup rumit apalagi jika jumlah karyawannya cukup banyak.

Setiap bulannya HRD harus bekerja cukup keras untuk mengurus masalah penggajian, absensi, belum lagi soal human error yang terjadi di kantor tersebut.

Masalah ketenagakerjaan mulai dari recruitment sampai dengan pengelolaan karyawan memang menjadi tugas HRD.

Dengan tugas dan tanggung jawab yang besar ini HRD bisa menggunakan software pendukung untuk mempermudah melakukan pekerjaan.

Misalnya penggunaan software absensi online atau yang lainya. Apa saja software HR yang membantu HRD menyelesaikan tugas? Berikut ulasannya untuk Anda.

Software Absensi Online

Di masa pandemi ini, apakah kantor mu masih melakukan WFO atau tetap bekerja dari rumah? Software absensi online adalah satu software yang sangat dibutuhkan HRD untuk menyelesaikan tugasnya dalam memantau dan mendata absensi karyawan.

Selain untuk memantau performa kerja karyawan, software absensi online juga mempengaruhi kemudahan HRD untuk merekap data yang berguna untuk masalah penggajian.

Pun software absensi online ini adalah salah satu penerapan ESS atau Employee Self Service di kantor, dimana karyawan bisa melakukan layanan kantor secara mandiri.

Misalnya mereka tidak menggunakan absensi yang berpaku pada kantor lagi seperti penggunaan fingerprint, tetapi bisa secara mandiri menggunakan perangkat pribadi untuk melakukan absen.

Software absensi online cukup membantu HRD karena memiliki satu dapur absensi yang menampilkan data keseluruhan karyawan secara digital.

Selain itu, masalah keterlambatan atau izin dan cuti juga bisa dihandle dengan mudah menggunakan software absensi online ini.

Software absensi online ini membantu absensi karyawan saat WFH sehingga cukup melakukan absen dari rumah menggunakan perangkat mereka, absen sudah bisa terinput dengan baik di data HRD.

Sehingga jika karyawan datang terlambat, izin, maupun lembur bisa diketahui dengan baik karena otomatis terinput di dapur absensi tersebut.

Salah satu jenis software absensi online yang cukup populer dan banyak digunakan adalah software absensi online Talenta by Mekari yakni software absensi online terpercaya dan banyak dipilih untuk menyelesaikan masalah absensi karyawan.

Software Recruitment Karyawan

Software HR selanjutnya yang bisa membantu HRD untuk meringankan tugasnya adalah software recruitment karyawan.

Sekarang ini melakukan recruitment karyawan bisa dilakukan secara online dengan mudah, ada banyak software yang mendukung HRD untuk melakukan recruitment online ini. Misalnya Jobstreet, Linkedin maupun Glints.

Ini adalah software untuk menyampaikan lowongan kerja kepada masyarakat umum secara online dari sini HRD bisa lebih mudah untuk melakukan pengecekan kepada pelamar.

Sekarang fitur yang diberikan software lowongan kerja ini cukup lengkap, informasi data diri, pengalaman, pendidikan, informasi pengalaman kerja pelamar bisa diketahui dengan mudah.

Menggunakan software recruitment ini HRD bisa mendapatkan kandidat terbaik dengan mudah berdasarkan informasi dari akun dan CV pelamar secara online tersebut.

Tidak perlu membuka kertas lamaran satu persatu karena lamaran bisa diakses dan di periksa melalui layar komputer saja.

Untuk masalah wawancara pelamar pun juga bisa dilakukan secara online menggunakan software video online seperti Google Meet maupun Zoom, sehingga HRD bisa menemukan kandidat yang tepat tanpa perlu bertatap muka langsung.

Cara ini banyak digunakan di masa pandemi seperti ini untuk mengurangi resiko penyebaran virur Covid-19 sehingga melakukan recruitment karyawan menggunakan media online.

Apakah kamu sudah pernah menggunakan layanan online ini untuk proses rekrutmen karyawan di kantor??

Software Payroll

Software payroll adalah software penggajian karyawan yang cukup populer beberapa waktu belakangan ini. Software payroll adalah software yang bisa dipilih untuk memudahkan kinerja HRD sehingga untuk masalah penggajian yang rumit bisa di handle dengan baik.

Masalah penggajian karyawan ini sangat tergantung dengan potongan dan absensi karyawan sehingga sistem payroll harus terintegrasi dengan software absensi online agar bisa otomatis memberikan informasi soal absensi karyawan jadi potongan, denda, bonus, dan lain-lain bisa langsung otomatis terhitung menjadi hasil akhirnya.

Software payroll ini memudahkan HRD setiap bulannya apalagi untuk mengurus penggajian karyawan yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan karyawan akan cukup rumit. Dengan software payroll ini tugas mudah, cepat dan menghemat waktu dengan baik.

Software Meeting Online

HRD pastinya banyak memiliki agenda rapat baik dengan atasan maupun dengan karyawan perusahaan untuk berkoordinasi untuk masalah pekerjaan.

Di masa pandemi ini, untuk memudahkan rapat kerja ada software meeting online yang membantu HRD untuk tetap bisa meeting dengan siapa saja dengan mudah.

Beberapa jenis software meeting yang bisa dimanfaatkan adalah zoom dan google meet. Meeting masalah masalah kerja dan karyawan pun bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.

Software meeting ini juga bisa dibuat berjadwal sehingga jika memiliki banyak agenda meeting, ada pengingat yang bisa membantu untuk mengingatkan jadwal meeting.

Baik meeting kecil maupun meeting untuk ukuran besar, menggunakan software meeting online ini bisa dilakukan dengan mudah.

Ada banyak sekali software HR yang membantu HRD untuk mengurus masalah ketenagakerjaan dan kantor, manfaatkan software ini untuk memudahkan kinerja dan menghemat waktu sehingga bisa digunakan untuk mengurus masalah lainya, salah satu software yang membantu HRD adalah software absensi online Talenta.

Software HR Talenta, Solusi Mengatur Data Karyawan

Software absensi online Talenta memiliki berbagai macam fitur yang dapat membantu HR dalam mengelola administrasi karyawan yang lebih efisien. Salah satu fitur unggulannya adalah manajemen absensi menggunakan Live Attendance.

Dengan absen online ini, karyawan dapat melakukan absensi di mana saja tanpa perlu mengandalkan mesin sidik jari hingga sistem dapat mencatat data kehadiran secara otomatis.

Lewat aplikasi mobile Talenta, karyawan hanya perlu melakukan selfie dan data absensi karyawan secara otomatis dapat disimpan di dalam sistem.

Selain itu, Talenta juga memiliki fitur menghitung serta pembayaran payroll secara otomatis yang dapat diintegrasikan dengan fungsi absen online yang mencatat kehadiran secara otomatis.

Jadi ketika memasuki periode payroll, HR tidak perlu lagi menghitung gaji karyawan secara manual karena gaji karyawan dapat dihitung secara otomatis melalui sistem.

Fitur Talenta by Mekari:

Berikut beberapa fitur utama yang dapat membantu HR dalam mengelola sumber daya manusia suatu perusahaan.

Software attendance management: untuk mengelola cuti, absen, jadwal shift kerja, perhitungan lembur dan timesheet karyawan.

Aplikasi absensi online: untuk mengelola kehadiran karyawan tanpa perlu menggunakan mesin fingerprint.

Aplikasi HRIS: untuk mengelola database karyawan, proses rekrutmen hingga manajemen aset.

Software payroll: untuk melakukan penggajian lebih efisien dengan perhitungan yang akurat dan cepat.

Aplikasi slip gaji: untuk mengelola slip gaji karyawan dengan lebih aman dan mudah diakses kapan saja dan dimana saja.

Dengan fitur - fitur ini, HR dapat mengelola rekrutmen karyawan dengan lebih mudah, mulai dari job listing, penjadwalan interview, hingga onboarding hanya dalam satu aplikasi yang terintegrasi dan berbasis online.

Tertarik menggunakan Talenta dan mempelajari fitur-fitur lainnya? Anda bisa mencoba fitur-fiturnya secara gratis dengan mendaftarkan demo produknya di websitenya. Yuk, coba Talenta sekarang juga! (*)

Simak video berikut ini: