Apa Itu Minutes Of Meeting? Ini Cara Membuat MoM Dengan Benar!
AKURAT.CO Minutes of Meeting atau sering disingkat menjadi MoM adalah catatan hasil rapat atau pertemuan yang dibuat oleh seorang sekretaris yang ditunjuk. MoM berisikan informasi penting seperti nama peserta rapat, topik diskusi, keputusan, tindak lanjut, dan deadline . Cara membuat MoM tidaklah sulit, selain itu MoM bertujuan untuk memudahkan para peserta rapat atau pihak terkait memahami informasi yang dibahas dalam rapat, serta sebagai acuan untuk tindakan yang harus diambil setelah rapat.
MoM merupakan dokumen yang penting dalam lingkungan bisnis dan sering kali digunakan untuk menjaga rekam jejak dan sebagai bukti dokumen resmi untuk keperluan audit atau legal. MoM biasanya didistribusikan kepada semua peserta rapat atau pihak terkait setelah rapat selesai.
Apa Itu MoM?
Dilansir dari berbagai sumber, setiap perusahaan pastinya membutuhkan suatu pertemuan antar divisi untuk mengetahui kemajuan kinerja atau masalah yang sedang dihadapi. Pertemuan tersebut yang sering disebut sebagai rapat. Dalam sebuah rapat, membutuhkan Minutes of Meeting (MoM) supaya semua pembahasan berlangsung dan didokumentasikan dengan baik.
Sederhananya, MoM merupakan catatan tertulis tentang pembahasan selama rapat berlangsung yang berisikan poin-poin penting. Poin-poin tersebut dapat berupa topik, gagasan, dan kesimpulan. Selain itu, catatan ini juga harus memuat seluruh keterangan dengan akurat dan detail.
Jika semua poin sudah tercatat dengan baik, maka pihak yang terlibat selama rapat dapat kembali memantau perkembangan di rapat selanjutnya melalui catatan tersebut. Sehingga tidak ada satupun informasi ataupun pembahasan yang terlewat begitu saja.
Cara Membuat MoM Dengan Baik dan Benar
Setelah merangkum dari beberapa sumber, untuk membuat MoM diperlukan adanya kemampuan dalam penulisan dan pengamatan yang baik. Karena itu, kamu perlu panduan dalam membuat MoM. Berikut adalah beberapa cara membuat MoM dengan baik dan benar:
- Siapkan alat tulis dan dokumen yang diperlukan seperti daftar peserta rapat, agenda rapat, catatan khusus, dan informasi pendukung lainnya. Seperti nama tempat rapat, lokasi rapat, daftar kehadiran anggota, nama pembicara, hasil rapat sebelumnya, keputusan rapat, rencana yang hendak dilakukan, hasil voting , dan catatan lainnya. Pastikan informasi yang dituliskan akurat dan lengkap.
- Tuliskan agenda rapat secara rinci, termasuk topik yang dibahas dan masalah yang diperdebatkan. Selain itu, kamu perlu mengetahui dahulu tujuan dari diselenggarakan rapat tersebut agar memudahkan pencatatan lainnya. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
- Selama rapat berlangsung, catat semua diskusi dan keputusan yang dibuat. Jangan lupa untuk menuliskan siapa yang mengemukakan ide atau pendapat, serta apa yang disepakati oleh seluruh peserta rapat. Sebaiknya, kamu bisa melakukan dokumentasi dalam bentuk audio ataupun video untuk menghindari terlewatnya informasi yang ingin dicatat.
- Setelah rapat selesai, review kembali catatan yang telah dibuat dan pastikan informasi yang tercatat sudah lengkap. Review tersebut bertujuan menyampaikan dan memastikan bahwa setiap poin yang ditulis sudah benar. Sesuaikan format dan penulisan MoM dengan standar organisasi atau perusahaan.
- Distribusikan MoM kepada semua peserta rapat dan pihak terkait dalam waktu yang sesuai. Dengan melakukan hal ini, peserta dapat mempelajari kembali bagaimana pembasahan selama rapat berlangsung untuk diterapkan dalam pekerjaan.
- Simpan MoM secara teratur untuk dijadikan referensi di masa yang akan datang.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, kamu dapat membuat MoM dengan baik dan akurat. Penting untuk mengikuti format yang diterima dan menjaga kerapian, serta keakuratan dalam penulisan MoM. Demikian proses komunikasi dan kinerja tim kamu bisa lebih maksimal dan berjalan lancar. Semoga membantu!
