Contoh Surat Keterangan Aktif dan Penjelasannya
epanrita.net Surat Keterangan Aktif (SKA) adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh institusi pendidikan atau tempat kerja yang menyatakan bahwa seseorang masih aktif sebagai mahasiswa atau karyawan di tempat tersebut. Dokumen ini biasanya diminta dalam berbagai keperluan, seperti untuk mendaftar beasiswa, mengajukan kredit, atau melamar pekerjaan baru. Berikut adalah penjelasan lebih lanjut mengenai SKA, termasuk cara mendapatkannya.
Apa Itu Surat Keterangan Aktif?
Surat Keterangan Aktif adalah dokumen yang menyatakan bahwa seseorang masih terdaftar sebagai mahasiswa atau karyawan di suatu institusi pendidikan atau tempat kerja. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi seperti nama lengkap, nomor identitas, jurusan atau bagian kerja, dan masa aktif sebagai mahasiswa atau karyawan. Surat Keterangan Aktif ini biasanya digunakan sebagai bukti bahwa seseorang masih tercatat sebagai mahasiswa atau karyawan aktif, sehingga sering diminta dalam berbagai keperluan, seperti mendaftar beasiswa, mengajukan kredit, atau melamar pekerjaan baru.
Cara Mendapatkan Surat Keterangan Aktif
Untuk mendapatkan Surat Keterangan Aktif, seseorang biasanya harus mengajukan permohonan ke institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk mendapatkan SKA:
1. Menghubungi Bagian Administrasi
Langkah pertama untuk mendapatkan Surat Keterangan Aktif adalah menghubungi bagian administrasi di institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan. Biasanya, bagian administrasi akan memberikan informasi mengenai persyaratan dan prosedur yang harus diikuti untuk mendapatkan SKA.
2. Melengkapi Persyaratan yang Diminta
Setelah mengetahui persyaratan yang diminta, seseorang harus melengkapi dokumen atau informasi yang diminta oleh institusi pendidikan atau tempat kerja. Persyaratan yang diminta biasanya berbeda-beda tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan.
3. Menyerahkan Permohonan
Setelah semua persyaratan terpenuhi, seseorang harus menyerahkan permohonan ke bagian administrasi. Pada saat menyerahkan permohonan, biasanya seseorang harus membawa dokumen-dokumen pendukung, seperti fotokopi kartu identitas, transkrip nilai, atau surat pengantar dari institusi lain.
4. Menunggu Proses Verifikasi
Setelah permohonan diterima, institusi pendidikan atau tempat kerja akan melakukan proses verifikasi untuk memastikan bahwa seseorang benar-benar masih aktif sebagai mahasiswa atau karyawan di tempat tersebut. Proses verifikasi ini biasanya memerlukan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu, tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan.
5. Mengambil Surat Keterangan Aktif
Setelah proses verifikasi selesai, seseorang dapat mengambil Surat Keterangan Aktif di bagian administrasi. Biasanya, SKA ini diberikan dalam bentuk cetak dengan cap dan tanda tangan resmi dari institusi pendidikan atau tempat kerja. Seseorang juga dapat meminta SKA ini dalam bentuk digital, tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan.
Mengapa Surat Keterangan Aktif Penting?
Surat Keterangan Aktif penting karena sering diminta dalam berbagai keperluan, seperti mendaftar beasiswa, mengajukan kredit, atau melamar pekerjaan baru. Dalam mendaftar beasiswa, misalnya, calon penerima beasiswa biasanya diminta untuk melampirkan SKA sebagai bukti bahwa dia masih aktif sebagai mahasiswa. Begitu juga dalam mengajukan kredit, bank atau lembaga keuangan biasanya meminta SKA sebagai salah satu syarat untuk memproses permohonan kredit. Demikian pula dalam melamar pekerjaan baru, perusahaan sering meminta SKA sebagai bukti bahwa seseorang masih aktif sebagai karyawan di tempat kerja sebelumnya.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Mengurus Surat Keterangan Aktif
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam mengurus Surat Keterangan Aktif, antara lain:
1. Persiapkan Dokumen Pendukung dengan Baik
Saat mengurus Surat Keterangan Aktif, pastikan bahwa semua dokumen pendukung sudah dipersiapkan dengan baik. Dokumen-dokumen ini biasanya berbeda-beda tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan, tetapi umumnya meliputi fotokopi kartu identitas, transkrip nilai, atau surat pengantar dari institusi lain. Pastikan bahwa semua dokumen tersebut dalam kondisi baik dan benar-benar sesuai dengan persyaratan yang diminta.
2. Ajukan Permohonan dengan Cepat
Untuk menghindari keterlambatan, sebaiknya ajukan permohonan untuk mendapatkan Surat Keterangan Aktif sesegera mungkin setelah memenuhi persyaratan yang diminta. Jangan menunda-nunda atau menunggu hingga mendekati batas waktu yang diberikan, karena hal ini dapat membuat proses pengurusannya menjadi lebih sulit dan memakan waktu lebih lama.
3. Perhatikan Waktu Verifikasi
Proses verifikasi oleh institusi pendidikan atau tempat kerja biasanya memerlukan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu. Oleh karena itu, pastikan bahwa seseorang memiliki cukup waktu untuk menunggu proses verifikasi selesai sebelum membutuhkan Surat Keterangan Aktif tersebut. Jangan menunda-nunda atau meminta proses verifikasi dipercepat, karena hal ini dapat membuat institusi pendidikan atau tempat kerja merasa tidak nyaman dan menolak untuk mengeluarkan Surat Keterangan Aktif.
Berikut ini adalah contoh surat keterangan aktif yang dapat digunakan sebagai referensi:
-
Surat Keterangan Aktif Mahasiswa
Kepada Yth,
Pimpinan Universitas ABC
Jl. Universitas No. 123
Kota XYZ
Dengan ini kami sampaikan bahwa mahasiswa kami yang bernama Budi Setiawan dengan NIM 12345678 masih aktif sebagai mahasiswa di Universitas ABC pada semester 2022/2023. Mahasiswa tersebut terdaftar sebagai mahasiswa program studi Teknik Informatika dengan angkatan tahun 2022. Saat ini, mahasiswa tersebut telah menyelesaikan 80 SKS dan masih aktif mengikuti perkuliahan serta kegiatan kemahasiswaan.
Demikian surat keterangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rektor Universitas ABC
Dr. Ir. XYZ
-
Surat Keterangan Aktif Pegawai
Kepada Yth,
Manajer HRD PT. DEF
Jl. Jendral Sudirman
No. 456 Kota PQR
Dengan ini kami sampaikan bahwa pegawai kami yang bernama Tuti Sari dengan nomor induk pegawai 12345 masih aktif bekerja di PT. ABC. Saat ini, Tuti Sari menjabat sebagai kepala bagian pemasaran dan telah bekerja selama 5 tahun sejak tanggal 1 Januari 2018.
Demikian surat keterangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Direktur Utama
PT. ABC Budi Santoso
-
Surat Keterangan Aktif Organisasi
Kepada Yth,
Ketua Organisasi ABC
Jl. Organisasi
No. 789 Kota STU
Dengan ini kami sampaikan bahwa anggota kami yang bernama Ahmad Yani dengan nomor anggota 1234 masih aktif sebagai anggota Organisasi ABC. Saat ini, Ahmad Yani menjabat sebagai Ketua Divisi Keuangan dan telah aktif berpartisipasi dalam kegiatan organisasi sejak tahun 2020.
Demikian surat keterangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Sekretaris Organisasi ABC
Ani Suryani
Kesimpulan
Surat Keterangan Aktif adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh institusi pendidikan atau tempat kerja yang menyatakan bahwa seseorang masih aktif sebagai mahasiswa atau karyawan di tempat kerja tersebut. SKA ini penting karena sering diminta dalam berbagai keperluan, seperti mendaftar beasiswa, mengajukan kredit, atau melamar pekerjaan baru. Namun, dalam mengurus SKA, perlu diperhatikan beberapa hal seperti mempersiapkan dokumen pendukung dengan baik, mengajukan permohonan dengan cepat, dan memperhatikan waktu verifikasi. Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, proses pengurusan SKA dapat berjalan dengan lancar dan efektif.
FAQ
- Apakah Surat Keterangan Aktif bisa dikeluarkan jika seseorang sedang cuti kuliah atau cuti kerja?Jawab: Tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan. Biasanya, SKA hanya dikeluarkan untuk seseorang yang sedang aktif sebagai mahasiswa atau karyawan di institusi tersebut. Namun, jika seseorang sedang cuti kuliah atau cuti kerja, SKA masih bisa dikeluarkan jika ada persyaratan khusus yang harus dipenuhi.
- Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengurus Surat Keterangan Aktif?Jawab: Waktu yang dibutuhkan untuk mengurus SKA bervariasi tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan. Namun, proses verifikasi biasanya memerlukan waktu beberapa hari hingga beberapa minggu.
- Apakah Surat Keterangan Aktif bisa diterbitkan dalam bentuk digital?Jawab: Ya, tergantung dari kebijakan institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan. Beberapa institusi pendidikan atau tempat kerja sudah mengeluarkan SKA dalam bentuk digital untuk memudahkan pengurusannya.
- Apakah Surat Keterangan Aktif harus diberikan secara langsung ke institusi yang memintanya?Jawab: Tergantung dari kebijakan institusi yang memintanya. Beberapa institusi meminta seseorang untuk memberikan SKA secara langsung, sementara beberapa institusi menerima SKA dalam bentuk scan atau foto.
- Apa yang harus dilakukan jika terjadi kesalahan pada Surat Keterangan Aktif yang sudah diterbitkan?Jawab: Jika terjadi kesalahan pada SKA yang sudah diterbitkan, segera hubungi bagian administrasi di institusi pendidikan atau tempat kerja yang bersangkutan untuk memperbaikinya. Pastikan juga untuk membawa dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan untuk memperbaiki kesalahan tersebut.
