8 Cara Membuat Rundown Acara Beserta Contohnya, Ketahui agar Tidak Bingung

IDXChannel Cara membuat rundown acara penting untuk diketahui agar Anda tidak bingung saat memandu sebuah kegiatan.

Rundown acara sendiri merupakan dokumen yang berisi susunan acara secara rinci, mulai dari waktu, kegiatan yang dilakukan, hingga penanggung jawab kegiatan tersebut. Rundown acara sangat penting untuk memastikan kelancaran sebuah acara.

Lantas, bagaimana cara membuat rundown acara? Seperti apa contohnya? Agar tidak bingung, IDXChannel mengulas beberapa tipsnya sebagai berikut.

Cara Membuat Rundown Acara

Rundown acara merupakan bagian penting dalam perencanaan dan penyelenggaraan sebuah acara, baik acara resmi seperti seminar, konferensi, pertemuan bisnis, maupun acara lain seperti pernikahan.

Berikut beberapa cara membuat rundown acara yang bisa Anda jadikan referensi dalam merencanakan sebuah kegiatan.

1. Menentukan Tujuan Acara

Hal pertama yang perlu dilakukan untuk membuat sebuah rundown acara adalah menentukan terlebih dulu tujuan acara yang akan dilaksanakan. Tujuan ini penting agar Anda bisa menentukan format dan konten yang tepat untuk membuat rangkaian acara.

2. Menentukan Target Audiens

Selain tujuan dari acara, Anda juga perlu menentukan target audiens. Sebab, target audiens nantinya menentukan kegiatan apa yang diperlukan dan bagaimana rangkaian acara harus disusun dan disesuaikan. Hal ini akan membantu Anda dalam menyusun rundown acara yang relevan dan menarik bagi peserta.

3. Merinci Rangkaian Acara

Langkah selanjutnya yang harus dilakukan adalah menyusun rangkaian acara yang akan dilakukan. Dalam hal ini, Anda perlu menyusun rangkaian kegiatan dengan jelas dan terstruktur, mulai dari sesi pembukaan, acara inti, acara hiburan, hingga sesi penutup.

4. Menentukan Durasi Setiap Kegiatan

Dalam hal menyusun rangkaian acara, Anda juga harus menentukan durasi setiap kegiatan. Pastikan mengalokasikan waktu yang cukup untuk setiap kegiatan agar tidak terlalu padat dan berlarut-larut. Upayakan untuk memberikan durasi kegiatan yang sesuai dengan konteksnya agar tidak timpang.

5. Menentukan Penanggung Jawab Setiap Kegiatan

Setiap kegiatan tentu perlu memiliki penanggung jawab yang bertugas mengatur kelancaran setiap kegiatan yang ada. Oleh karena itu, pastikan setiap kegiatan dalam rangkaian acara harus memiliki penanggung jawab masing-masing agar terkelola dengan baik.

6. Melakukan Koordinasi dengan Pembicara dan Peserta

Apabila acara yang Anda gelar melibatkan pembicara atau narasumber, maka Anda perlu melakukan koordinasi dan memastikan kehadiran mereka pada setiap sesi yang telah ditentukan. Dengan koordinasi dan komunikasi yang baik, acara Anda bisa berjalan lancar dan terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan, termasuk apabila pembicara ada yang berhalangan hadir.

7. Membuat Grafis Rundown

Setelah semua susunan acara sudah dibuat dengan terstruktur dan rapi, Anda bisa membuat format grafis rundown yang mudah dibaca dan dipahami. Anda bisa menyusunnya dalam bentuk tabel, diagram, atau yang lainnya agar tampilannya lebih menarik.

8. Melakukan Revisi dan Finalisasi

Selanjutnya, Anda hanya perlu mengulas kembali dan melakukan revisi rundown acara yang sudah dibuat. Pastikan rundown acara Anda sudah lengkap dan akurat.

Contoh Rundown Acara

Sebagai gambaran, berikut ini contoh rundown acara yang bisa Anda jadikan referensi.

Contoh Rundown Acara Seminar

Itulah ulasan mengenai cara membuat rundown acara dan contohnya yang bisa Anda jadikan panduan dalam merencanakan sebuah kegiatan.