Surat Pengantar: Jenis, Fungsi dan Cara Membuatnya

Surat Pengantar merupakan surat yang secara khusus dibuat untuk kepentingan pengurusan dokumen resmi tertentu, seperti SKCK, surat izin menikah dan yang lainnya. Selain itu, surat pengantar juga kerap dijadikan sebagai lampiran dokumen resmi yang dikirimkan ke sebuah perusahaan atau instansi.

Bukan hanya di instansi besar saja, penggunaan surat ini bahkan dimulai dari skala yang lebih kecil, seperti surat pengantar RT dan yang lainnya. Selain itu, surat pengantar proposal menjadi salah satu yang paling sering ditemukan, sebab ada banyak orang/ pihak yang kerap menggunakannya.

Penggunaan surat ini terbilang umum dan akan dibutuhkan untuk berbagai kepentingan. Hal inilah yang menjadi salah satu alasan mengapa sangat penting untuk mengetahui fungsi dan cara pembuatan surat pengantar dengan baik.

Fungsi dan Format Surat Pengantar yang Benar

Berikut ini adalah beberapa fungsi surat pengantar yang perlu dipahami dengan baik:

Sebagaimana surat resmi lainnya, surat pengantar juga memiliki format penulisan tersendiri. Secara garis besar, surat pengantar harus memuat beberapa bagian, antara lain: kop surat, kepala surat, isi surat, dan juga penutup. Ini berlaku pada hampir semua jenis surat pengantar, termasuk surat pengantar nikah.

Berikut ini adalah format penulisan surat pengantar yang baik dan benar:

Jenis Surat Pengantar, Fungsi dan Cara Membuatnya

Pada dasarnya, surat pengantar bisa dibedakan menjadi beberapa jenis, tergantung fungsi atau tujuan pembuatan surat itu sendiri. Cara pembuatan masing-masing surat ini juga tentu akan berbeda antara satu dengan yang lainnya.

Berikut ini adalah beberapa jenis surat pengantar dan juga cara pembuatannya:

1. Surat Pengantar Proposal

Surat pengantar proposal merupakan surat yang dibuat untuk menyertai pengajuan sebuah proposal tertentu kepada seseorang atau sebuah instansi. Hal ini biasanya berkaitan dengan pengadaan sebuah acara atau kepentingan lainnya, seperti: penggalangan dana, pengadaan penelitian, pengadaan pentas seni, dan yang lainnya.

Surat pengantar proposal ini pada umumnya berfungsi untuk menjelaskan beberapa hal, antara lain: tujuan pengiriman proposal, pihak yang bertanggung jawab dalam acara atau kepentingan yang tertulis dalam proposal, dukungan yang diharapkan dari penerima surat pengantar proposal itu sendiri.

Cara membuat surat pengantar proposal bisa dilakukan dengan beberapa urutan berikut ini:

2. Surat Pengantar Dokumen

Surat pengantar dokumen merupakan surat yang dibuat untuk menyertai pengiriman dokumen maupun barang tertentu. Surat pengantar dokumen ini biasanya akan menjelaskan apa saja yang dikirimkan dan juga hal lainnya yang berkaitan dengan pengiriman tersebut.

Cara membuat surat pengantar dokumen bisa dilakukan dengan mengikuti daftar berikut:

3. Surat Pengantar Pembuatan Dokumen

Surat pengantar pembuatan dokumen merupakan surat yang pada umumnya dibuat untuk memenuhi syarat pembuatan dokumen tertentu, misalnya: surat pengantar nikah, surat pengantar rt untuk mengurus akta lahir, dan yang lainnya.

Surat pengantar rt adalah salah satu yang paling lazim ditemukan dan seringkali dibutuhkan untuk pembuatan berbagai dokumen penting seperti ini. Surat pengantar ini biasanya akan menjelaskan tentang pemohon (seseorang) yang akan mengajukan dokumen itu sendiri.

Cara pembuatan surat pengantar pembuatan dokumen bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut:

4. Surat Pengantar Dinas

Surat pengantar dinas merupakan surat yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau perusahaan untuk menyertai karyawan yang akan menjalankan tugas ke instansi lain. Tujuan pembuatan surat ini tentu untuk menjelaskan maksud kedatangan karyawan tersebut, termasuk harapan instansi yang mengirimkannya.

Cara membuat surat pengantar dinas bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut:

5. Surat Pengantar Kerja

Surat pengantar yang satu ini merupakan surat keterangan yang dibuat untuk kepentingan tertentu, seperti: pengajuan kredit ke bank dan yang lainnya. Tujuan pembuatan surat ini biasanya untuk menjelaskan tentang posisi dan hal lainnya terkait seseorang (pemohon) di dalam instansi tersebut.

Cara membuat surat pengantar kerja bisa dilakukan dengan mengikuti beberapa poin berikut:

6. Surat Pengantar Laporan

Surat pengantar laporan merupakan surat yang dibuat untuk menyertai laporan sebuah acara atau hal lainnya yang akan dipertanggung jawabkan oleh pihak tertentu kepada yang berkepentingan. Salah satu contoh surat pengantar ini adalah surat pertanggung jawaban dana perayaan 17 Agustus.

Cara membuat surat pengantar laporan bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut ini:

7. Surat Pengantar Keterangan Tidak Mampu

Selain surat pengantar nikah, surat pengantar yang satu ini juga sering dikeluarkan oleh RT. Surat keterangan tidak mampu biasanya ditujukan untuk berbagai kepentingan, di mana dijelaskan bahwa seseorang yang namanya tertera di surat tersebut adalah benar memiliki keterbatasan ekonomi.

Contoh surat pengantar ini sering digunakan untuk bisa mendapatkan layanan pengobatan gratis, atau bahkan untuk bisa ikut dalam program beasiswa tertentu. Surat pengantar rt ini akan disesuaikan dengan kepentingan yang mengajukan.

Cara membuat surat keterangan tidak mampu bisa dilakukan dengan mengikuti langkah berikut:

8. Surat Pengantar Pembuatan SKCK

Sama seperti surat pengantar nikah, surat yang satu ini juga dikeluarkan oleh RT. Surat ini ditujukan untuk memenuhi persyaratan pembuatan SKCK dan menjadi salah satu contoh surat pengantar yang cukup banyak diajukan.

Cara membuat surat pengantar pembuatan SKCK bisa dilakukan dengan beberapa langkah berikut:

Buat dan Ajukan Surat Keterangan Sesuai dengan Kebutuhan

Pembuatan surat keterangan seringkali menjadi kebutuhan di saat-saat tertentu. Hal ini biasanya berkaitan dengan persyaratan tertentu atau bahkan untuk memenuhi hal lainnya. Pahami cara pembuatan surat keterangan yang tepat dan gunakanlah sesuai dengan peruntukannya, agar tujuan pembuatannya bisa sesuai dengan harapan.