Kiat Menyiapkan "Job Description"

Pertanyaan:
Bu Rossa, kami ingin meningkatkan kualitas dalam perekrutan calon karyawan dimulai dari menyiapkan job description yang jelas dan menarik karena kami akan mulai merekrut secara online maupun offline. Selama ini kami belum pernah melakukannya, namun situasi menuntut kami untuk lebih kreatif dan terus berinovasi.
Mohon tipsnya Bu Rossa, terima kasih.

Jawaban:
Job description memainkan peranan kunci dalam strategi perekrutan karyawan. Dengan merancang job description secara tepat, Anda dapat menarik kandidat terbaik yang memenuhi persyaratan yang dicari.
Sebelum menulis job description dengan benar, ada baiknya Anda memahami dengan tepat apa yang dimaksud dengan deskripsi pekerjaan. Job description adalah rangkuman yang menjelaskan tanggung jawab, tugas, kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk suatu posisi pekerjaan. Kegunaan job description sendiri sebetulnya lebih dari sebatas keperluan rekrutmen saja. Job description menjadi tools yang memiliki tujuan berkelanjutan di dalam perusahaan.
Sayangnya, banyak perusahaan mengabaikan deskripsi pekerjaan sebagai bagian penting dari rekrutmen karyawan. Mereka hanya menulis deskripsi umum, atau lebih parah lagi tidak memasukkan informasi penting.
Berikut ini komponen-komponen yang harus diperhatikan saat menyiapkan job description.

Judul Pekerjaan
Ini merupakan bagian pertama yang akan menarik perhatian kandidat. Judul pekerjaan menggambarkan peran atau posisi serta level di dalam perusahaan. Judul harus jelas dan menarik pelamar untuk terus membaca deskripsi lengkapnya. Jangan gunakan bahasa yang tidak populer karena akan membuat iklan Anda tenggelam dan tidak muncul di pencarian online.

Lokasi
Seandainya seorang kandidat merasa sesuai dengan pekerjaan yang Anda tawarkan, mereka mungkin tidak melanjutkan melamar jika tidak ada informasi mengenai lokasi pekerjaan.
Lokasi atau penempatan karyawan seharusnya ditulis jelas di bagian atas agar kandidat tahu apakah pekerjaan tersebut memungkinkan bagi dirinya atau tidak. Ada baiknya Anda menyebutkan alamat kantor agar kandidat tidak perlu lagi mencari tahu. Cantumkan keterangan jika posisi tersebut memungkinkan telecommuting atau kerja fleksibel.

Tujuan Peran
Sebelum Anda masuk ke seluk-beluk tanggung jawab, buat ringkasan tentang apa yang diperlukan pekerjaan itu. Tuliskan mengapa perusahaan Anda mempekerjakan peran tersebut, tujuan pekerjaan, dan bagaimana calon karyawan diharapkan mencapai tujuan tersebut. Tujuan peran merupakan dasar dari tanggung jawab pekerjaan.

Tanggung Jawab Peran
Uraikan tanggung jawab peran dalam poin-poin penting sehingga menjadi sebuah daftar tugas. Kandidat yang pernah melakukan tugas tersebut di pekerjaan sebelumnya akan merasa yakin bahwa mereka cocok untuk posisi yang Anda tawarkan. Tulislah tanggung jawab pekerjaan menggunakan istilah yang sesuai dengan profesi. Bahasa yang akurat juga membantu kandidat lebih mudah memahami apa yang Anda maksud.
Keterampilan dan Latar Pendidikan
Di bagian ini, Anda hanya perlu membuat daftar keterampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Beberapa posisi mensyaratkan latar belakang pendidikan yang relevan, misalnya peran yang membutuhkan pengetahuan, kompetensi, atau sertifikasi. Jika Anda membutuhkan peran terkait dengan leadership di perusahaan, Anda juga perlu menuliskan keterampilan sosial yang harus dimiliki kandidat.
Keterampilan dan pendidikan mungkin hal yang bisa dikuasai, sementara pengalaman membutuhkan waktu. Sayangnya, banyak perusahaan yang tidak cermat dalam menuliskan syarat pengalaman atau sengaja melebih-lebihkan dari apa yang dibutuhkan. Akibatnya, sejumlah kandidat yang sebenarnya cocok untuk peran tersebut tidak jadi melamar karena merasa usahanya akan sia-sia. Karena itu, sebelum Anda menuliskannya, mintalah saran dari manajer perekrutan apakah syarat pengalaman bertahun-tahun tersebut masuk akal untuk peran tersebut.

Deskripsi Perusahaan
Banyak pencari kerja tidak hanya menginginkan pekerjaan yang memenuhi syarat, tetapi juga ingin bekerja untuk perusahaan yang sesuai dengan kepribadian mereka. Karenanya, beritahu mereka apa yang dilakukan perusahaan Anda, budaya organisasi, dan bagaimana rasanya menjadi karyawan di tempat kerja Anda. Beri tautan ke situs karier perusahaan apabila Anda memiliki cerita tentang pengalaman karyawan bekerja di perusahaan Anda.

Benefit
Cantumkan pula benefit atau manfaat unik yang akan Anda berikan untuk calon karyawan baru Anda. Seringkali benefit seperti tunjangan kesehatan, cuti, tabungan pensiun, jadwal fleksibel, dan fasilitas kantor yang keren bisa menjadi daya tarik bagi kandidat. Mereka akan menganggap perusahaan Anda sebagai tempat yang bagus untuk bekerja, atau setidaknya memperhatikan kebutuhan karyawan di luar gaji.

Kisaran Gaji
Beberapa perusahaan menyebutkan kisaran gaji dan sebagian lainnya menyebutkan angka tepatnya. Pada dasarnya, informasi gaji bertujuan untuk membuat calon karyawan yang melamar punya harapan yang sama dengan Anda sejak awal proses rekrutmen. Ini juga akan membantu Anda menyaring di awal, karena mereka yang punya permintaan kompensasi lebih tinggi jauh dari kisaran yang Anda tawarkan tidak akan melamar.

Jam Kerja, Persyaratan Perjalanan, dan Lainnya
Sebaiknya Anda memberikan informasi sebanyak mungkin tentang deskripsi pekerjaan sehingga kandidat tidak terkejut saat melamar. Beberapa kandidat menghindari pekerjaan dengan jam kerja yang panjang, frekuensi perjalanan tinggi, dan tanggung jawab lain yang tidak bisa mereka jalankan. Karenanya, hal-hal semacam itu juga perlu diterangkan di depan.

Berikut ini adalah tips untuk menulis job description yang berkualitas:
Konsultasi dengan manajer perekrutan sehingga informasi tentang profil kandidat yang Anda tuliskan cukup akurat,
Gunakan terminologi yang tepat untuk menghindari pencari kerja berbakat melewatkan lowongan Anda,
Hindari bahasa negatif atau merendahkan pelamar kerja,
Hindari mencantumkan jenis kelamin. Perusahaan di Indonesia masih banyak menetapkan syarat gender untuk sebuah pekerjaan, meski ini merupakan praktik diskriminasi yang melanggar UU No 39/1999 tentang HAM,
Saat Anda ragu, sertakan informasi sebanyak-banyaknya. Keterangan detail tidaklah berlebihan jika bertujuan untuk menjawab semua pertanyaan pelamar dan membantu menarik kandidat yang tepat.
Meski terkesan sederhana, namun jangan sepelekan pembuatan job description dalam strategi perekrutan perusahaan. Dengan menerapkan tips di atas, peluang Anda akan makin besar untuk dapat menarik dan menemukan kandidat yang terbaik.